Archiwum
Audyt zewnętrzny projektów własnych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze
OGŁOSZENIE O ZAMÓWIENIU
ZAMAWIAJĄCY :
WOJEWÓDZKI URZĄD PRACY W ZIELONEJ GÓRZE
65- 036 Zielona Góra ul Wyspiańskiego 15
tel. 068 456 56 56
fax 068 327 01 11
e-mail: wup@wup.zgora.pl
zaprasza do składania wniosków o dopuszczenie do udziału w negocjacjach z ogłoszeniem zgodnie z informacjami zawartymi w dalszej części ogłoszenia.
1. TRYB ZAMÓWIENIA Negocjacje z ogłoszeniem
podstawa prawna art. 54 ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zmianami).
2. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Przeprowadzenie audytu zewnętrznego projektów własnych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze.
kod 74121200-5 CPV
2.1. Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zamówienia jest usługa przeprowadzenia audytu zewnętrznego projektów własnych Wojewódzkiego Urzędu Pracy w Zielonej Górze realizowanych w ramach Działań 1.2 , 1.3 schemat a) oraz Działania 3.1 schemat c) Sektorowego Programu Operacyjnego Rozwój Zasobów Ludzkich współfinansowanych z Europejskiego Funduszu Społecznego zwanego dalej SPO RZL:
Projekt nr 1
“Aktywizacja bezrobotnej młodzieży na lubuskim rynku pracy” w ramach Działania 1.2. schemat a) SPO RZL
Okres realizacji 01.06.04 – 31.12.05
Całkowita wartość projektu 5 576 090.26 PLN
Całkowita ilość beneficjentów ostatecznych: 1533
Główne formy aktywizacji: poradnictwo zawodowe, pośrednictwo pracy, staże, szkolenia, zatrudnienie subsydiowane.
Projekt nr 2
“Przeciwdziałanie długotrwałemu bezrobociu w regionie lubuskim”
w ramach Działania 1.3 schemat a) SPO RZL
Okres realizacji 01.06.04 – 31.12.05
Całkowita wartość projektu 6 310 631.89 PLN
Całkowita ilość beneficjentów ostatecznych: 1417
Główne formy aktywizacji: poradnictwo zawodowe, pośrednictwo pracy, szkolenia, zatrudnienie subsydiowane, dotacje na rozpoczęcie działalności gospodarczej.
Projekt nr 3
“Wsparcie kadrowo-sprzętowe WUP w Zielonej Górze”
w ramach Działania 3.1 schemat c) SPO RZL
Okres realizacji 01.01.05 – 31.12.05
Całkowita wartość projektu 717 877.80 PLN
Projekty nr 1 i 2 były realizowane w porozumieniu z Powiatowymi Urzędami Pracy Województwa Lubuskiego zwanymi dalej PUP. Zakres porozumienia przewidywał realizację przez PUP tzw. projektów posiłkowych składających się na projekt własny WUP poprzez realizację zadań i dokonywanie wydatków przewidzianych w projekcie. Wydatki projektu są prefinansowane ze środków Funduszu Pracy i przekazywane bezpośrednio przez Dysponenta Funduszu na rachunki PUP. Szczegółowe zasady realizacji projektów zawarte są w dokumentach programowych SPO RZL, Umowach finansowania działania oraz porozumieniach zawartych przez WUP z PUP.
2.2.Cele audytu
Głównym celem przeprowadzenie audytu zewnętrznego jest uzyskanie przez Zamawiającego niezależnej, bezstronnej i profesjonalnej opinii zawartej w raporcie przeprowadzonego audytu na temat prawidłowości realizacji ww. projektów oraz ich zgodności umowami o finansowanie działania i wnioskami o finansowanie projektów o których mowa w p.2.1.
Bezstronność i niezależność sformułowanej opinii wyraża się przez spełnienie przez podmiot wykonujący audyt oraz osoby przeprowadzające czynności audytorskie warunków bezstronności i niezależności o których mowa poniżej.
Bezstronność i niezależność nie jest zachowana, jeżeli podmiot przeprowadzający audyt lub osoba wykonująca czynności audytorskie :
- posiada udziały, akcje lub inne tytuły własności w jednostce pełniącej rolę beneficjenta lub w jednostce z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- jest lub był w ostatnich 3 latach przedstawicielem prawnym (pełnomocnikiem), członkiem organów nadzorczych bądź zarządzających lub pracownikiem jednostki z nią stowarzyszonej, dominującej, zależnej lub współzależnej,
- w ostatnich 3 latach uczestniczył w sporządzaniu dokumentów stanowiących przedmiot audytu,
- osiągnął chociażby w jednym roku w ciągu ostatnich 5 lat co najmniej 50% przychodu rocznego z tytułu świadczenia usług na rzecz danej jednostki, jednostki wobec niej dominującej lub jednostek od niej zależnych lub współzależnych. Nie dotyczy to pierwszego roku działalności podmiotu przeprowadzającego audyt,
- jest małżonkiem, krewnym lub powinowatym w linii prostej do drugiego stopnia lub jest związany z tytułu opieki, przysposobienia lub kurateli z osobą zarządzającą lub będącą w organach nadzorczych jednostki albo zatrudnia przy prowadzeniu audytu takie osoby,
- jest lub był zaangażowany w planowanie, realizację, zarządzanie projektem, który następnie audytuje,
- z innych powodów nie spełnia warunków bezstronności i niezależności.
Ponadto, osoby uczestniczące w przeprowadzeniu audytu powinny spełniać wymóg bezstronności i niezależności od Instytucji Pośredniczącej oraz Instytucji Zarządzającej SPO RZL. Poprzez spełnienie warunku bezstronności i niezależności rozumie się przede wszystkim nie pozostawanie w stosunku pracy z wyżej wymienionymi instytucjami osób wykonujących audyt.
Przeprowadzenie audytu ma na celu uzyskanie dowodów pozwalających z dostateczną pewnością na jednoznaczną ocenę przez podmiot przeprowadzający audyt czy realizacja projektu przebiega zgodnie z umową dofinansowania działania i wnioskiem o dofinansowanie projektu. Uzyskanie tych dowodów następuje w szczególności przez sprawdzenie, czy dokumentacja odpowiada we wszystkich istotnych aspektach wymogom stawianym realizacji projektu, a w szczególności:
- czy działania, na które poniesiono wydatki rzeczywiście zostały zrealizowane,
- czy wnioski o płatność są zgodne z wymaganiami zawartymi w umowie finansowania działania,
- czy wnioski o płatność są poparte odpowiednimi dokumentami finansowymi,
- czy dane zawarte w księgach rachunkowych są zgodne z dokumentami księgowymi (faktury i/lub inne dokumenty o równoważnej wartości dowodowej)
- oraz dane zawarte we wnioskach o płatność i sprawozdaniach z realizacji projektów są zgodne z danymi zawartymi w księgach rachunkowych realizatorów projektów.
Opinia zawarta w raporcie z audytu powinna zawierać całościową ocenę realizowanego projektu. Wnioski powinny zostać sformułowane na podstawie analizy poprawności i wiarygodności dokumentów powstałych przy realizacji projektu zarówno u bezpośrednich realizatorów projektów tj. PUP jak i w jednostce koordynującej realizację projektów tj. WUP.
Raport wraz z opinią wyrażoną na podstawie zebranych danych powinien odnosić się do uzyskania racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektów są kwalifikowalne, a realizowane projekty są zgodne z umowami finansowania działania i wnioskami o dofinansowanie projektu.
2.3. Metodologia ogólna audytu
Audyt powinien być wykonany zgodnie z powszechnie uznawanymi międzynarodowymi standardami. Podmiot przeprowadzający audyt winien w raporcie z przeprowadzonego audytu wskazać standardy w oparciu, o które audyt był prowadzony a także określić metodologię doboru danych poddawanych ocenom z uzasadnieniem potwierdzającym wiarygodność przyjętej metodologii. W celu zapewnienia odpowiedniego poziomu obiektywizmu i profesjonalizmu czynności audytorskie winny być wykonywane przez zespoły przynajmniej dwuosobowe przy czym członkowie tych zespołów powinni być dobierani ze względu na posiadane kwalifikacje zgodne z charakterem stawianych im zadań.
Jako kryteria oceny jakości realizacji projektów o których owa w p. 2.1 powinny zostać przyjęte m.in.:
- umowy finansowania działań 1.2 , 1.3 schemat a) 3.1 schemat c) w ramach SPO RZL ,
- Ramowe Plany Działania 1.2 SPO RZL 2004 – 2006 i 1.3 SPO RZL 2004 – 2006,
- zatwierdzone wnioski o dofinansowanie projektów o których mowa w p 2.1,
- porozumienia o wspólnej realizacji projektów zawarte pomiędzy WUP i PUP,
- zasady kwalifikowalności wydatków w ramach SPO RZL ,
- krajowe i unijne akty prawne odnoszące się do wdrażania i realizacji Europejskiego Funduszu Społecznego,
- ustawę z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. Z 2004 r. nr 99, poz. 1001 z późn. zm.).
2.4. Zakres audytu
Audyt powinien obejmować wszystkie istotne aspekty realizacji projektów, a w szczególności analizę poprawności, wiarygodności i spójności dokumentacji związanej z realizacją projektu, stosowanych procedur kontroli wewnętrznej, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, sprawozdań z realizacji projektów ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów i realizacji postanowień umów o finansowanie działania oraz wniosków o dofinansowanie projektu.
W celu stwierdzenia, że projekt realizowany jest zgodnie z opisanymi wyżej kryteriami a wydatki są kwalifikowalne w szczególności należy sprawdzić:
- czy dokumentacja dotyczącą projektu jest prawidłowa, wiarygodna i spójna z danymi zawartymi we wnioskach o płatność i księgach rachunkowych,
- czy działania przewidziane we wniosku o finansowanie projektu zostały rzeczywiście podjęte i w jakim stadium realizacji się znajdują
- czy sposób gromadzenia, przechowywania i archiwizacji dokumentów pozwala prześledzić ścieżkę wydatku od przedłożenia wniosku o płatność do poszczególnych faktur,
- czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione,
- czy poniesione wydatki są kwalifikowalne i czy sposób ich dokumentowania i ewidencjonowania w księgach rachunkowych realizatora projektu jest prawidłowy
- czy środki finansowe przeznaczone na realizację projektu były przechowywane na wyodrębnionym rachunku bankowym i czy wszystkie płatności realizowane z tego rachunku dotyczyły projektów.
- Czy stosowany system ewidencjonowania operacji w księgach rachunkowych pozwala na wyodrębnienie operacji związanych z projektem prezentując również podział planowanego finansowania na środki krajowe i środki EFS.
- czy sprawozdania z realizacji projektu są prawidłowe,
- czy sposób monitorowania projektów, raportowania o postępach wdrażania projektów oraz realizacja harmonogramu realizacji zadań podzadań projektów są prawidłowe,
- czy wypełniane są obowiązki nałożone na beneficjenta realizującego projekt w ramach SPO RZL w zakresie przekazywania informacji i stosowania środków promocji,
- czy stosowane procedury zamówień publicznych w ramach realizacji projektów są poprawne.
W przypadku stosowania przez podmiot przeprowadzający audyt wnioskowania na podstawie badania próby podmiot winien wskazać w raporcie z przeprowadzonego audytu metodologię doboru próby wraz z uzasadnieniem oraz podaniem istotnych parametrów odnoszących się do wiarygodności wyników oceny próby.
Na podstawie zawartych porozumień o wspólnej realizacji projektów pomiędzy WUP i PUP podmiot przeprowadzający audyt uzyska dostęp do informacji i dokumentów związanych z realizacją projektów o których mowa w p. 2.1 na miejscu w siedzibach PUP.
Na podstawie oświadczeń uzyskanych od uczestników projektów – odbiorców wsparcia osoby te zobowiązały się udzielać informacji związanych z projektami, w których uczestniczyły.
2.5. Sposób i terminy przedstawienia wyników przeprowadzonego audytu zewnętrznego
Po przeprowadzeniu audytu, Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia raportu zawierającego opinię z przeprowadzonego audytu.
Raport z przeprowadzenia audytu zewnętrznego, w którym przedstawione zostaną, w sposób jasny, rzetelny i zwięzły, ustalenia i wnioski poczynione w trakcie audytu zewnętrznego powinien zawierać w szczególności:
1. datę sporządzenia,
2. określenie audytowanych projektów,
3. nazwę i adres audytowanej jednostki, oraz jednostek współrealizujących projekt,
4. nazwa i adres podmiotu przeprowadzającego audyt,
5. imiona i nazwiska osób uczestniczących w przeprowadzaniu audytu,
6. cel przeprowadzania audytu,
7. zakres przedmiotowy audytu,
8. podjęte działania i zastosowane techniki przeprowadzania audytu ,
9. termin, w którym przeprowadzono audyt zewnętrzny,
10. zwięzły opis działań jednostki w obszarze poddanym audytowi zewnętrznemu,
11. kryteria dokonywanych ocen,
12. ustalenia stanu faktycznego,
13. opinię w zakresie o którym mowa powyżej,
14. podpisy osób przeprowadzających audyt zewnętrzny.
Raport będzie w oddzielnych częściach odnosił się do ustaleń i opinii w zakresie poszczególnych projektów, o których mowa w p.2.1.
Sugerowana struktura raportu zawarta jest w załączniku Nr 3 do SIWZ
Raport końcowy będzie dostarczony Zamawiającemu w języku polskim, w 2 egzemplarzach do 12 czerwca 2006 roku. Raport dostarczony będzie w formie papierowej i elektronicznej (CD-ROM).
3. MOŻLIWOŚĆ SKŁADANIA OFERT CZĘŚCIOWYCH
ZAMAWIAJĄCY NIE PRZEWIDUJE
4. MOŻLIWOŚĆ ZŁOŻENIA OFERTY WARIANTOWEJ
ZAMAWIAJĄCY NIE PRZEWIDUJE
5. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
12 czerwca 2006 r.
6. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Z PODANIEM ICH ZNACZENIA
W postępowaniu mogą wziąć udział podmioty, które:
6.1. Posiadają niezbędną wiedzę i potencjał techniczny niezbędne do wykonania zamówienia.
Przez spełnienie warunku, o którym mowa w p. 6.1 rozumie się zapewnienie przeprowadzenia czynności przez osoby, które posiadają odpowiednią wiedzę a w szczególności:
- posiadają uprawnienia do badań sprawozdań finansowych określonych w art. 10 ust 1 ustawy z dnia 13 października 1994 r. o biegłych rewidentach i ich samorządzie (Dz. U. z 2001 roku, nr 31, poz. 359, z póź. zm.), lub
- posiadają odpowiednie kwalifikacje zawodowe wydawane przez organizację, która jest członkiem International Federation of Accountants, lub
- posiadają międzynarodowe uprawnienia audytora wewnętrznego (CIA Certified Internal Auditor), lub
- spełniają wymagania, o których mowa w art. 58 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2005 roku nr 249, poz. 2104).
6.2. Posiadają odpowiednie doświadczenie a w szczególności:
- doświadczenie w zakresie audytowania projektów, w których podejmowane były działania o podobnym charakterze, lub
- doświadczenie związane z badaniem prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa, lub
- doświadczenie w przeprowadzaniu audytu wewnętrznego.
6.3. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
6.4. Nie podlegają wykluczeniu z postępowania o udzielenie zamówienia na podstawie art. 24 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. nr 19, poz. 177),
6.5. Wykonawcy mogą wspólnie ubiegać się o udzielenie zamówienia. W przypadku ubiegania się o wspólne zamówienie, Wykonawcy ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia.
6.6. W przypadku, gdy o zamówienie ubiegają się Wykonawcy występujący wspólnie, każdy z nich powinien spełnić warunki formalne określone w p. 6.1-6.4.
6.7. Zamawiający będzie dokonywał oceny spełnienia warunków na podstawie złożonych oświadczeń i dokumentów określonych w punkcie 7, potwierdzających ich spełnienie zgodnie z formułą “spełnia/nie spełnia”. Wykonawcy nie spełniający warunków udziału w postępowaniu nie będą zapraszani do negocjacji.
7. INFORMACJA O OŚWIADCZENIACH I DOKUMENTACH, JAKIE MAJĄ DOSTARCZYĆ WYKONAWCY W CELU POTWIERDZENIA SPEŁNIENIA WARUNKÓW UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
7.1. Wniosek o dopuszczenie do udziału w negocjacjach z ogłoszeniem powinien zostać złożony na formularzu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego ogłoszenia.
7.2. Wykaz osób, które będą wykonywać zamówienie lub będą uczestniczyć w wykonywaniu zamówienia, z informacjami na temat ich kwalifikacji związanych z wykonywaniem zamówienia, a także wstępnym kreśleniem zakresu przewidywanych do wykonania przez nich czynności oraz potwierdzeniem w formie złożonego na wykazie podpisu deklarowanego udziału wykonaniu zamówienia. Do niniejszego wykazu powinien być dołączony ogólny harmonogram prowadzenia audytu z określeniem przewidywanego czasu trwania, ramowego programu audytu, wskazania przewidywanych technik i sposobów realizacji audytu, założenia organizacyjne. Harmonogram winien wskazywać przewidywany zakres czynności audytorskich w podziale na projekty określone w p. 2.1. Wzór wykazu stanowi załącznik Nr 2 do ogłoszenia.
7.3. Oświadczenie o spełnieniu przez Wykonawcę warunków określonych w art. 22 ust. 1 i o nie podleganiu wykluczeniu z art. 24 ustawy - Prawo Zamówień Publicznych. Wzór oświadczenia stanowi załącznik Nr 3 do ogłoszenia.
7.4. Wykaz zrealizowanych w okresie trzech lat usług audytu, które dotyczyły działań współfinansowanych ze środków pomocowych Unii Europejskiej lub badania prawidłowości wykorzystania dotacji ze środków budżetu państwa lub innych. Wzór wykazu stanowi załącznik nr 4 do ogłoszenia.
7.5. Dokumenty wymagane w przypadku składania oferty wspólnej:
1. Wskazanie pełnomocnika do reprezentowania partnerów w postępowaniu oraz zawarcia umowy o udzielenie zamówienia. Z dokumentu powinno również wynikać jakie firmy będzie reprezentować pełnomocnik i która z firm jest liderem.
2. Oferta winna zawierać dokumenty, o których mowa w p. 7.1 – 7.4 dla każdego partnera z osobna.
3. Do oferty należy dołączyć stosowne pełnomocnictwo podpisane przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli każdego z partnerów.
7.6. Pozostałe dokumenty będą traktowane jako wspólne. Wspólnicy ponoszą solidarną odpowiedzialność za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zamówienia.
8. LICZBA WYKONAWCÓW, KTÓRZY ZOSTANĄ ZAPROSZENI DO NEGOCJACJI.
Do negocjacji zostanie zaproszonych pięciu oferentów
9. WADIUM
Zamawiający nie przewiduje obowiązku wnoszenia wadium.
10. KRYTERIA OCENY OFERT.
Zamawiający określa cenę jako jedyne kryterium, którego waga wynosi w związku z tym 100% .
11.MIEJSCE I TERMIN SKŁADANIA WNIOSKÓW O DOPUSZCZENIE DO UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Wniosek o dopuszczenie do udziału w negocjacjach z ogłoszeniem należy złożyć na formularzu stanowiącym załącznik Nr 1 do ogłoszenia w siedzibie Zamawiającego tj. w Wojewódzkim Urzędzie Pracy w Zielonej Górze 65-036 Zielona Góra ul. Wyspiańskiego 15 w Sekretariacie – pokój nr 210 II p w terminie do dnia 14.04.2006 r. do godz. 15.00. Wraz z wnioskiem należy złożyć dokumenty określone w p. 7 które powinny zostać wymienione we wniosku w spisie załączników.
